No site Imagens de Marca, Hugo Oliveira, realizador de eventos virtuais, revela seis dicas para ajudar ao sucesso destes eventos.

1. Adesão e a audiência
Os eventos virtuais têm taxas de no-shows (pessoas registradas que não aparecem) muito elevadas, prepare-se para 30% de presenças, e mesmo isso é bom.
A partir do momento em que o evento permite registos e já houver um número considerável de inscrições, a comunicação deve ser planeada de forma a enviar emails relativamente curtos e eficazes, com informação útil para manter o interesse das pessoas. Emails com mais de 3 parágrafos são de evitar.

2. Relembrar, relembrar, relembrar
Os eventos presenciais ocupam muitas vezes a nossa agenda com deslocações, reservas de hotéis e outros compromissos. E isto ninguém esquece. No mundo virtual os eventos têm tendência a cair no esquecimento ou misturarem-se com as nossas tarefas diárias – ninguém bloqueia a agenda ou se veste a rigor para vir ao nosso evento. Não existe em ser um pouco mais agressivo e comunicar a hora de início do evento no dia anterior, na manhã ou até uma hora antes, pois a maior parte das pessoas usa apenas 10% do seu tempo para assistir a algumas apresentações e tomar conhecimento de quem são os outros convidados.

3. Menos é Mais
Ao planear é necessário ter presente que “menos é mais”. Em eventos virtuais, demasiadas opções e conteúdos, são dispersores de atenção. Encontrar um focus-point e evitar a dispersão dos participantes é fundamental para que estes sintam que estão a ter uma experiência objetiva e especializada.

4.Boa ligação à Internet
Escolha uma boa plataforma para o seu evento, e garanta que a equipa de produção e os oradores têm uma boa ligação à internet.
É fundamental ter alguém na equipa que perceba bastante de redes e acessos à internet, e que se desenvolvam testes com todos os intervenientes.

5. Pouca qualidade do conteúdo audiovisual
É preciso ter em atenção vários aspetos técnicos para que todos os participantes possam emitir o seu conteúdo com qualidade.
Deve evitar-se ambientes pouco profissionais, desarrumados e com muito “ruído” visual. Tudo deve transparecer profissional e clean – o o evento vai ser visto num PC, logo num ecrã com uma dimensão reduzida.

6. Ao Vivo ou Pré-Gravado?
Um evento em direto não vive sem:
– um apresentador com um guião inteligente, que saiba promover a interação com os oradores, e saiba estabelecer ligações entre os temas e manter o interesse de quem assiste;
– garantir que todos os oradores estão online e possam responder em tempo real no chat;
– contratar um editor de vídeo que esteja exclusivamente a trabalhar no projeto, e dar indicações para que na edição os vídeos mostrem a verdade de um evento em direto online;

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